De plus en plus d’entreprises souhaitent aujourd’hui gérer leur comptabilité en interne, sans forcément faire appel à un prestataire extérieur. Cependant, gérer la trésorerie d’une structure ne s’improvise pas et demande d’avoir certaines compétences. D’autant plus qu’il s’agit d’un pôle important où les erreurs et les oublis sont à proscrire. C’est pourquoi, il est recommandé d’utiliser des outils adaptés et plus particulièrement, un logiciel de comptabilité. Mais en quoi son utilisation peut-elle faciliter la gestion financière de votre entreprise ? Quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel ? Voici quelques éléments de réponse.
Logiciel de comptabilité : pourquoi l’utiliser ?
Réservé aux professionnels, un logiciel de comptabilité est un outil permettant de faciliter la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Ses fonctionnalités contribuent à décomplexifier de nombreuses opérations et démarches, notamment :
- La création des devis et des factures ;
- Le suivi des entrées et des sorties d’argent ;
- L’élaboration d’un budget prévisionnel ;
- La gestion de la TVA ;
- L’obtention de relevés bancaires
L’acquisition d’un logiciel de comptabilité n’engendre pas de frais supplémentaires pour l’entreprise. En effet, il existe des supports gratuits, comme cela est notamment le cas du logiciel Oxygène, téléchargeable sur http://memsoft.fr/. Un atout non négligeable pour permettre à votre entreprise de gagner en productivité sans pour autant devoir y consacrer un certain budget.
Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?
De nombreux logiciels sont aujourd’hui présents sur le marché, c’est pourquoi, il peut être difficile de choisir lequel sera le plus adapté à votre entreprise. Pour ce faire, vous allez devoir étudier certains critères.
La taille de votre entreprise
Avant toute chose, vous allez devoir étudier quel est le logiciel le plus adapté à la taille de votre entreprise. Les logiciels conçus pour les TPE (entreprises de moins de 20 salariés) permettent d’effectuer une tenue comptable simplifiée avec des options pour la création des factures et des devis. A contrario, les logiciels créés pour les PME (entreprises de moins de 500 salariés) disposent de fonctionnalités plus complètes et plus abouties. À vous de voir ce qui vous convient le mieux.
Définir ses usages
Dans un second temps, vous allez devoir définir vos usages et vos besoins. Pourquoi souhaitez-vous installer un logiciel de comptabilité au sein de votre entreprise ? Pour gagner du temps ? Éviter les erreurs ? Quelles vont être les fonctionnalités dont vous aurez l’utilité ? En fonction de vos réponses, vous pourrez affiner vos recherches et sélectionner l’outil qui conviendra le plus à vos attentes. Bien que les options de base soient souvent similaires d’un logiciel à un autre, les fonctionnalités complémentaires peuvent considérablement varier en fonction du produit choisi.
La facilité d’utilisation
Enfin, renseignez-vous sur le niveau de difficulté pour réussir à utiliser et à piloter le logiciel correctement. Si ce dernier se révèle être trop complexe, les membres de votre équipe auront peut-être du mal à s’en servir et son acquisition peut alors rapidement devenir contre-productive. Des formations de quelques heures ou de plusieurs jours sont parfois proposées suite à l’installation du logiciel pour apprendre à maîtriser toutes les fonctionnalités. Cependant, ce temps de formation devra être inclus dans les heures de travail de vos collaborateurs.